A PROJEKT LEZÁRÁSA ÉS ÁTADÁSA: annak biztosítása, hogy az ügyfél ne csak megkapja, hanem átvegye, megértse és használni is tudja a vállalt eredményt.
A projektek gyakran az utolsó fájl elküldésével érnek véget. A szolgáltató késznek tekinti a munkát, az ügyfélnél viszont maradnak szétszórt linkek, bizonytalan hozzáférések és egy homályos „szólj, ha kell valami” ígéret.
Ha nincs lezárási pont, később sem lehet egyértelműen megmondani, mi számít javításnak, mi új munkának, és meddig tart a támogatás. Az ajánláskérés és a következő ajánlat is rossz pillanatban érkezik.
Mi ezért átadási csomagot, használati próbát és írásos lezárást készítünk. A projekt akkor zárul le, amikor az ügyfél visszaigazolta az átvételt, nem akkor, amikor te befejezted a munkát.
Ebben az anyagban összeállítod az átadási csomagot, az átvétel ellenőrzését és a lezárólevelet.
Miről lesz szó
Vedd elő az ajánlat vagy szerződés elfogadási feltételeit. A lezárásnál ne új mércét találj ki, hanem ellenőrizd, hogy a vállalt eredmény és a jóváhagyott módosítások teljesültek-e.
Ezután kérd meg az ügyfelet, hogy hajtsa végre a legfontosabb használati műveletet. Például nyisson meg egy riportot, módosítson egy sablont, indítson el egy folyamatot vagy találja meg a szükséges fájlt.
Ez az egyszerű „visszatanítás” megmutatja, hogy a rendszer valóban átadható-e. Ha csak te tudod használni, akkor még nincs átadva.
Az átadási csomag ne minden keletkezett fájl archívuma legyen. Csak a végleges eredmények, a használathoz szükséges útmutatók, a hozzáférések és a nyitott pontok kerüljenek bele.
Gyenge támogatási keret: „Szólj, ha bármi kell.”
Használható támogatási keret: „Az átadás után 14 napig az elfogadott működés hibáit javítom ezen a csatornán; új funkció vagy tartalmi módosítás külön feladatnak számít.” A saját időtartamodat a megállapodásod alapján add meg.
A lezárólevél mondja meg, mi készült el, hol található, mi maradt nyitva, meddig tart az utókövetés, és kit keressen az ügyfél. Kérj írásos visszaigazolást az átvételről.
Tárgy: A projekt átadása és a következő lépések
Szia ___!
Elkészült a következő vállalt eredmény: ___. A végleges fájlokat és az útmutatót itt találod: ___.
Nyitott pont: ___; felelős: ___; határidő: ___. Az átadás utáni támogatás ___-ig, erre a körre terjed ki: ___.
Kérlek, ___-ig jelezd vissza, hogy az átadási csomagot átvetted és a legfontosabb műveletet sikeresen végrehajtottad.
FIGYELEM
A hozzáféréseket ne hagyd korlátlan ideig nyitva. Az átadás részeként rögzítsd, melyik jogosultság marad, melyik kerül vissza az ügyfélhez, és melyiket kell megszüntetni.
Töltsd ki az átadási csomagot és a lezárólevelet, majd írj egyetlen használati próbát, amelyből kiderül, hogy az ügyfél önállóan is tudja használni az eredményt.