Egy ügyféllel még fejben követhető, hol tart az ügyfél bevezetése, mit ígértem és mikorra, és mi az, ami rám vár. Kettőnél már nem. A részletek e-mailekben, jegyzetekben és a fejemben szóródnak szét, és a legkönnyebben az veszik el, hogy éppen kin van a sor.
Ezért építettem egy rendszert, amely minden aktív ügyfélnél egy helyen tartja a lényeget: hol tart az együttműködés, mi a következő lépés és kié, milyen nyitott ügye van, és mennyire egészséges a kapcsolat.
Az értékesítés lezárása után a munka nem áll meg, csak láthatatlanabb lesz. A bevezetés lépései, a határidők, a jóváhagyások és a nyitott kérdések több helyen élnek, és nincs egyetlen nézet, amelyből látszana, melyik ügyfélnél kell ma lépnem.
A rendszer minden aktív együttműködést ugyanabba a szerkezetbe rendez: melyik szakaszban van, mi a következő lépés, van-e elakadás. A lista már önmagában megmondja, mivel kezdjem a napot.
A rendszer egyik alapszabálya, hogy aktív együttműködés nem maradhat következő lépés nélkül. Ha egy feladatot lezárok, ott helyben meg kell adnom a folytatást, vagy indoklással kimondanom, hogy egyelőre nincs több teendő.
Így nem fordulhat elő, hogy egy ügyfél hetekre kicsúszik a képből csak azért, mert épp nem jutott eszembe. A „nincs következő lépés” állapot külön jelzést kap, nem marad elrejtve.
Minden együttműködés kap egy 0 és 100 közötti pontszámot, négy tényezőből: van-e nyitott következő lépés és nem csúszik-e, vannak-e határidőn túli ügyek, halad-e a munka, és nem húzódik-e a bevezetés. Ezeket fix szabályok számolják, nem modell.
Minden ponthoz ott a magyarázat arról, mi húzta le és mennyivel. Ha egy alacsony pontszámmal nem értek egyet, a bontásból azonnal látszik, min múlt, és eldönthetem, tényleg indokolt-e.
Amit az ügyfél kér vagy jelez, ügyként rögzül, és a fontossága alapján kap egy válaszhatáridőt. A rendszer külön kiemeli, melyik ügy csúszik túl ezen, így egy sürgős kérés nem ül napokig egy listában.
Egy ügyfélről kérhetek egy rövid helyzetértékelést: mi a kép, mire figyeljek, mi lenne a következő lépés. Az AI ehhez a rendszerben lévő adatokból dolgozik, a személyes adatokat kimaszkolva, és a végén nekem javasol, nem intézkedik.
Ha valamihez jóváhagyás kell, például egy kedvezményhez, egy visszatérítéshez vagy egy határidő-ígérethez, az külön döntési sorba kerül, és csak azután történik meg, hogy rábólintottam.
FIGYELEM
Az egészségpontszám abból számol, amit a rendszer lát: következő lépések, határidők, aktivitás, bevezetés. Amit nem lát, például egy hívásban érzett rossz hangulatot vagy egy változást az ügyfél cégénél, azt nekem kell hozzátennem. A szám segít rangsorolni, de nem helyettesíti, hogy beszélek az ügyféllel.
A rendszer minden nap végigfut a nyitott tételeken, és össze tud állítani egy összefoglalót azokról az ügyfelekről, akikkel foglalkoznom kell. Ez az értesítés alapból ki van kapcsolva, vagyis a napi futás megtörténik, de csak akkor szól, ha bekapcsolom.
Egy ügyfélkezelő rendszernél a túl sok automatikus üzenet ugyanúgy elveszi a jelzés erejét, mint a kevés. Ezért az automatizmusokat egyesével, tudatosan kapcsolom élesbe.
Az érdeklődő-minősítő rendszerem addig kíséri az érdeklődőt, amíg ügyfél nem lesz belőle. Innentől ez a rendszer veszi át: a bevezetés, a következő lépések és a nyitott ügyek követése.
Az ügyfél oldalán ennek a párja a projektfelület, ahol ő is látja, hol tart a közös munka és mi a következő lépés.
A CRM-rendszerem a businessnative-crm.vercel.app címen fut. Zárt rendszer, e-mailben kapott belépési linkkel lehet bejelentkezni.
Ezen az oldalon