A KICKOFF ÉS AZ ELSŐ HÉT MEGTERVEZÉSE: annak rögzítése, mely döntésekkel indulhat el a közös munka, ki mit vállal, és mikor tapasztalja meg az ügyfél az első kézzelfogható eredményt.
A kickoffot sokan bemutatkozó vagy általános egyeztető hívásként kezelik. Emiatt elhangzik sok háttérinformáció, de a találkozó után sem egyértelmű a cél, a döntéshozó vagy a következő feladat.
Ha a kickoff nem zár le döntéseket, az első hét újabb egyeztetésekkel telik. A projekt látszólag elindult, valójában azonban mindenki a másik jóváhagyására vár.
Mi ezért csak akkor tartunk kickoffot, ha az indulási feltételek teljesültek, és 45 perc alatt öt döntési blokkot zárunk le. A találkozó után nem jegyzőkönyv, hanem vállalásokat tartalmazó döntéslista készül.
Ebben az anyagban összeállítod a kickoff napirendjét, az utána küldött döntéslistát és az első hét ügyfélérintéseit.
Miről lesz szó
A kickoffnak legyen rövid előfeltétel-listája. Legalább a megállapodás, a szükséges fizetési állapot, a kijelölt döntéshozó és a munkához nélkülözhetetlen alapadatok legyenek rendben.
Ha valami hiányzik, ne próbáld egy hosszabb találkozóval elfedni. Küldj hiánypótlási listát felelőssel és határidővel, majd csak teljesülés után induljon a közös munka.
Ez nem merevség, hanem engedélyadás mindkét félnek: normális, ha az indulás előtt még tisztázni kell valamit; az viszont nem normális, ha ezt a teljesítés közben kell újra és újra megtenni.
Egy 45 perces kickoff öt blokkja lehet: cél és sikerfeltétel, terjedelem és kizárások, szerepek és döntési rend, kommunikáció és kockázatok, majd az első mérföldkő.
| Idő | Döntési blokk | A találkozó végén legyen meg |
|---|---|---|
| 5 perc | Cél | egy mondatos kívánt eredmény |
| 10 perc | Terjedelem | mi tartozik bele és mi nem |
| 10 perc | Szerepek | kapcsolattartó, döntéshozó, felelősök |
| 10 perc | Kommunikáció | csatorna, válaszidő, jóváhagyás |
| 10 perc | Első mérföldkő | feladat, felelős, határidő, kész állapot |
Görgesd oldalra a teljes táblázatért
A napirendet küldd ki előre. Így az ügyfél nem a találkozón találkozik először azokkal a kérdésekkel, amelyekhez belső döntést kell hoznia.
Ne tervezz minden napra üzenetet csak azért, hogy aktívnak látssz. Minden ügyfélérintésnek legyen funkciója: adatot kér, döntést zár le, eredményt ad át vagy előre jelzi a következő lépést.
A kickoff után küldj rövid döntéslistát: mi dőlt el, ki mit vállalt, meddig, és mi történik ezután. A leírt döntés előrébb visz; a teljes beszélgetés átirata ritkán.
FIGYELEM
A kickoff ne legyen rejtett scope-bővítő beszélgetés. Az új igényeket rögzítsd külön, majd a terjedelem és az ár ellenőrzése után dönts róluk.
Töltsd ki a 45 perces napirendet, a döntéslista mezőit és az első hét legfeljebb négy funkcionális ügyfélérintését.