CRM, feladatok, dokumentumok és számlázás egy rendszerben
A saját működésem káosza
Pontosan tudtam, mennyi idő megy el nálam az ide-oda váltogatásra és a fejben tartott státuszokra. Külön fut a levelezés, külön a táblázatok, külön a számlázó, a naptár pedig a maga életét éli, és ami mindezt összetartja, az a fejem. Ez működik, amíg kevés az ügy, aztán egyre több apróság csúszik el. Ezért építettem meg ezt a rendszert, először magamnak, most pedig szolgáltatásként is elérhető.
Az eszközök közötti ugrálás ára
Egy szolgáltató vállalkozó napja jórészt a levelezés, a táblázat, a számlázó és a naptár közötti ugrálásból áll. Nem egy-egy feladat a nehéz, hanem az, hogy közben fejben kell tartani, melyik ügyfélnek mit ígért az ember és mi a következő lépés.
A rendszer nem egy újabb szoftver a többi mellé, hanem egy háttérrendszer, amelyben az ügyféladatok, a beszélgetések, a feladatok és a számlázás ugyanott futnak össze. Az AI-asszisztens előkészíti a válaszokat, összefoglal és emlékeztet a határidőkre; a szakmai munka és a döntések a felhasználónál maradnak.
Egy központ, három tartópillér
A váz mindig ugyanaz, csak a bekötött eszközök cserélődnek. Az első pillér az ügyfélkezelés. Minden ügyfél, ajánlat és beszélgetés egy nyilvántartásban van, világos státuszokkal, így nem kell fejben tartani, hol tart egy ügy.
A második az adminisztráció, ami magától fut. A számlázás, az emlékeztetők, a naptár és a dokumentumok össze vannak kötve, az ismétlődő lépéseket a rendszer végzi. A harmadik a rutinfeladatokat végző AI-asszisztens, amely összefoglalja a nap történéseit, előkészíti a válaszokat, szól a teendők előtt, és javaslatot tesz, de a jóváhagyás minden lépésnél emberi kézben marad.
Öt szakaszban épül fel
A felépítés öt szakaszból áll: a jelenlegi eszközök és a fejben tartott folyamatok átnézése; a központ kiválasztása és a köré épülő ügyfélkezelés, levelezés, feladatok, dokumentumok és számlázás megtervezése; a háttérrendszer összekötése, hogy az adatok egy helyre folyjanak be; az ismétlődő lépések és az AI-asszisztens beállítása világos jóváhagyási pontokkal; végül a néhány hetes használat utáni finomhangolás.
A bemutató élőben fut, kattintsd végig
A lenti felületen kattintható formában látható az összekötött ügyfélkezelés, feladatlista és számlázás, valósághű mintaadatokkal. Ugyanez a rendszer egy másik vállalkozás eszközeivel és folyamataival is felépíthető.
