Mielőtt bármit automatizálnál vagy AI-val támogatnál, le kell írnod, mi történik most, pontosan. Nem azért, mert a leírás önmagában megoldja a problémát, hanem mert a legtöbb folyamat sokkal zavarosabb a valóságban, mint ahogy a fejedben él.
Ez a sablon egy egyszerű szerkezetet ad ehhez a leíráshoz: hét kérdés, amit egy tetszőleges, ismétlődő üzleti folyamatra végigkérdezel. A végén nem csak leírtad a folyamatot, hanem eldöntötted, mi a következő lépés vele: hagyd, ahogy van, egyszerűsítsd, automatizáld, vagy adj hozzá AI-támogatást.
Egy folyamatra kb. húsz perc. Amihez szükséged van: egyetlen, nemrég lezajlott, valós esete a kiválasztott folyamatnak — ne az ideális változatot írd le, hanem azt, ami tényleg történt.
Miről lesz szó
Ne a legbonyolultabbal kezdj. Válassz egy olyan folyamatot, ami
Tipikus induló jelöltek: az új érdeklődők első megkeresésének kezelése, a számlázás, egy heti riport összeállítása, vagy az ügyfél-onboarding első lépései.
Vedd elő a folyamatot, amit kiválasztottál, és válaszolj sorban.
FIGYELEM
A 3. kérdés a legfontosabb. Ha egy lépésnél tényleg mérlegelned kell (nem csak rutinból megy), az a lépés nem automatizálható egyszerű szabállyal — ott vagy emberi döntés marad, vagy AI-alapú, kontextusérzékeny támogatás kell, nem egy fix „ha ez, akkor az” szabály.
Folyamat: „Új érdeklődő első megkeresésének kezelése”
Havi összidő: kb. 150 perc, két és fél óra.
Következtetés: a 2. lépés (relevancia eldöntése) emberi mérlegelés marad. A 3–5. lépés viszont sablonosítható és részben automatizálható: egy előre megírt válaszsablon + automatikus visszaigazolás + a táblázatba kerülés automatikus rögzítése.
A hét kérdésre adott válaszaid alapján négy irányba mehetsz.
| Ha ezt látod | Ez a következő lépés |
|---|---|
| Kevés idő, ritka esemény, alacsony kockázat | Hagyd, ahogy van — nem éri meg vele foglalkozni |
| Sok felesleges lépés, sok eszközváltás | Egyszerűsítsd először — vegyél ki lépéseket, mielőtt automatizálnál |
| Mindig ugyanúgy zajlik, nincs benne mérlegelés | Automatizáld — fix szabállyal kiváltható |
| Van benne mérlegelés, de a mérlegelés mintázata felismerhető | AI-támogatás — az első vázlatot vagy javaslatot AI adja, a döntést te hozod |
Görgesd oldalra a teljes táblázatért
Ha a kitöltés után úgy látod, hogy a folyamatod tényleg automatizálható vagy AI-val támogatható, nézd meg a 15 folyamat, amit érdemes automatizálás előtt megvizsgálni listát — lehet, hogy a tiéd is köztük van, más folyamatokkal együtt látva könnyebb belőni a sorrendet.
Ha inkább átbeszélnéd valakivel a kitöltött sablonodat, foglalj egy díjmentes konzultációt — hozd magaddal, amit kitöltöttél.